好印象を与えるメッセージの書き方：プロが教える5つのコツ

導入
ビジネスメールやSNSメッセージ、あるいは日常会話でのテキストコミュニケーションにおいて、相手に好印象を与えることは信頼関係構築や情報共有に直結します。
ただし、言葉の選び方や構成を誤ると、伝わりにくくなったり、逆に冷たく感じられたりしてしまうことも。
本記事では、プロのライターが実践している「好印象を与えるメッセージ作成のテクニック」を5つ紹介します。
相手をリスペクトしつつ、分かりやすい内容を短時間で伝えるためのコツを押さえて、次回からのコミュニケーションに活かしてください。

コツ1: 目的とゴールをはっきりさせる

「何をしたいのか」を一語でまとめる

メッセージを書く前に、まず「何を伝え、何を期待するか」を明確にしましょう。

例：業務連絡 → 「本日の会議資料を共有します」
例：依頼 → 「週末までにレポートを提出していただけますか？」

目的が曖昧だと、受取手は何をすればいいのかわからず、相手にとって重い負担に感じられる可能性が高まります。

重要ポイント

	目的を伝えるフレーズ
①	「○○」の確認
②	「ご協力いただきたい○○」
③	「ご意見をお聞かせください」

タイムマークを設定

「いつまでに何をしてほしいか」を明記すると、相手は行動に移しやすいです。

チェックリスト

期限（例：5月15日 18:00まで）

必要な資料・情報（例：契約書の最新版）

連絡方法（例：メール＋電話）

コツ2: 読みやすさを重視した構造にする

箇条書きで情報を整理

文章が長すぎると、情報が埋もれてしまい理解が遅れる。

ポイント： 1〜3項目に絞り、箇条書きで提示。
例：

・○○の理由
・○○が期待できる効果
・次のアクション

見出しと小見出しで情報を区切る

複数のテーマが含まれる場合は、見出しを入れて構造化すると読み手が「どこに情報があるか」をすぐに把握できます。

余白と改行を活かす

テキストに適度な改行を入れると、膨大な情報を詰め込んだパラグラフよりも、視覚的に楽に読めます。

コツ：同じテーマの連続文は3〜4文で改行を入れて区切る。

コツ3: ポジティブな言葉遣いで相手を尊重

尊敬語・丁寧語は必須

相手に対する敬意を忘れずに。

「ありがとうございます」
「ご確認いただけますと幸いです」

ネガティブ語をなるべく避ける

「できません」「間違っています」といった言い方は相手に不必要なプレッシャーを与えます。
代替表現例：

ネガティブ	ポジティブ
途中で変更がある	変更が生じる可能性があります
お手数ですが	ご協力いただけますと助かります

表情文字や絵文字の活用（適切に）

ビジネスメールで使用する場合は、受取人の業界や会社の文化に合わせて絵文字を使い分けましょう。
例：

✅（チェック）→ 手順の完了を示す
🔄（リロード）→ 再確認を促す

コツ4: 具体例・データで説得力を高める

具体例を挙げる

抽象的な主張だけでは相手はイメージしづらい。

例：「売上が30%増加しました」 → 「来月のキャンペーンで、来訪者数が前年比で20%増えて、売上が30%の伸びにつながりました」

数字・事実で信頼性を確保

データは客観性を担保すると同時に、説得力を格段に向上させます。

TIP：データの出典は必ず明記する。
TIP：グラフや表を添付すると、視覚的に情報が伝わりやすい。

具体ケーススタディ

「成功例」だけでなく、「失敗例」を共有すると、相手にとって学びの材料になります。

例：
成功例：A社が導入したCRMシステムで、顧客満足度が15%向上。
失敗例：B社が同システムを無理に統合した結果、顧客離れが10%増加。

コツ5: 具体的な次のステップを示す

「次に何をすべきか」を明記

相手が行動を起こすハードルを下げるためには、必要な手順を簡潔に提示します。

例
1. 〇〇フォームに入力する（リンク付き）
2. 期限前にメールで返信
3. 資料を添付して共有

アクションアイコンで視認性アップ

もしメッセージ内でアクションを強調したい場合は、以下のように「👉」などのアイコンを挿入すると、クリックしたくなります。

👉 次のステップ：○○の回答を5月10日までにメールで送付

フォローアップの約束

「回答があったらすぐに対応」「確認後に次の連絡」など、相手に安心感を与える表現を忘れずに。

ポイント：期待する行動とタイムラインを具体的に示すことだけで、相手の不安が大幅に軽減します。

まとめ

好印象を与えるメッセージは、以下の5つのポイントを押さえていくと簡潔かつ効果的に構成できます。

目的・ゴールを明確化
読みやすい構造
ポジティブな言語
実例・データで裏付け
具体的なアクションへ誘導

これらを実践すれば、相手は「このメッセージは自分のために書かれている」という安心感を得られ、スムーズな情報共有が可能になります。
ぜひ、日常のメールやチャット、SNSで試してみてください。