導入
ビジネスシーンでは、相手に負担をかけずに自分の意思を伝えることが重要です。
しかし、短く簡潔に言うと「失礼」という印象を与えてしまいがち。
そこで、相手に配慮しつつも内容が正確に伝わる「優しい言い換えテクニック」を紹介します。
実際の会話やメールに活用できるよう、20の実例を挙げて解説します。
目次
1. ビジネス用語の選び方──適切な敬語で敬意を払う
「～してくれ」といった直語は、相手を押しつける印象を与えます。
→ 「お手数をおかけいたしますが、～いただけますでしょうか」
このフレーズは、相手に協力を依頼しつつ、自分がお願いしたい旨を丁寧に伝えられます。
2. 断るときに使える「優しさ」フレーズ
「やめて」と断ると相手に失礼。
→ 「申し訳ありませんが、今回は見送らせていただきます」
感謝と謝罪を織り交ぜ、相手の意図を尊重していることが伝わります。
3. 情報が遅れるときの言い換え
「遅れた」→ 「ご連絡が遅くなり、申し訳ございません」
遅れていることをすぐに謝罪し、相手の時間を無駄にしない姿勢を示します。
4. 失敗やミスに対する謝罪表現
「悪い」→ 「不手際があり、深くお詫び申し上げます」
原因を詫びるだけでなく、改善策への言及があるとさらに好印象です。
5. 依頼が強く感じられる場合
「やってくれ」→ 「ご多忙のところ誠に恐縮ですが、～していただけますか」
相手の忙しさを承知し、依頼の重みを減らします。
6. 進捗報告での「負担」表現
「進めているか？」→ 「現在の進捗状況を教えていただけますと幸いです」
相手に負担を感じさせず、情報共有を促します。
7. 「もっと頑張って」→（相手が手間を感じる可能性）
→ 「今のご努力に十分敬意を表します。引き続き何かご支援できることがあれば、ぜひお知らせください」
相手の努力を認めつつ、負担を増やさない提案です。
8. 期限延長のお願い
「もう少し時間が必要」→ 「納期を少し延長させていただけないでしょうか。ご迷惑をお掛けしますが、品質確保のためにご理解いただけますと幸いです」
具体的理由を添えることで、理解を得やすくなります。
9. 重要な情報の伝え忘れ
「忘れた」→ 「本来お伝えすべきでしたが、情報を共有できず失礼いたしました」
情報漏れを前向きに謝罪し、補完策を示すと信頼回復に繋がります。
10. 受領確認でのやり取り
「受け取ったか？」→ 「ご確認いただけましたか。ご不明点があれば遠慮なくお知らせください」
相手に対する配慮とサポート姿勢を示します。
11. 相手の提案に対する否定
「変だ」という言い方は失礼に聞こえる。
→ 「申し訳ありませんが、現状では適用が難しいと判断いたしました」
理由を簡潔に示し、失礼が続かない対話を保ちます。
12. 上司への指摘
「間違い」→ 「○○に関して、少し別の視点から再度確認させていただきたい点がございます」
敬意を保った上で改善提案を行います。
13. 資料の不足を指摘
「情報が足りない」→ 「情報不足により、作業を進めることが難しい状況です。追加のデータをご提供いただけますと幸いです」
状況を共有し、協力をお願いする形にします。
14. 交渉での値引き要望
「もっと安く」→ 「ご提案いただいた価格に対し、もう少しご配慮いただけると幸いです。ご検討いただけますでしょうか」
相手の立場を尊重しつつ、希望を伝えます。
15. スケジュール調整時
「行けない」→ 「他の予定が重なっており、予定通り参加することが難しい状況です。別途日程を調整させていただけますと幸いです」
理由を添えて再調整を提案します。
16. 社内連絡での「遅延」
「遅れた」→ 「作業が遅延し、誠に申し訳ございません。現在、遅延を最小限に抑える対策を進めております」
問題点と対策を同時に提示します。
17. フィードバックの仕方
「ダメ」→ 「現在の進捗には改善の余地があるように感じます。具体的に、○○の点に注力していただけると助かります」
評価と改善点を結びつけて伝えます。
18. メールの締めくくり
「後で連絡する」→ 「追って必要事項を共有させていただきます。ご理解いただけますと幸いです」
約束を明確にし、相手への配慮を示します。
19. 会議の遅刻謝罪
「遅刻した」→ 「出発に遅延が生じ、会議に遅れることになりました。ご迷惑をおかけいたします」
遅れた理由と謝罪を同時に述べます。
20. コラボレーションの提案
「一緒にやろう」→ 「貴社と協力してプロジェクトを進めることができればと考えております。ご興味がおありなら、ぜひ詳細をご相談ください」
相手の立場を尊重しつつ、協働の提案を行います。
まとめ
相手に負担をかけないよう「やさしく言い換える」ことは、単なる礼儀作法ではなく、実際に業務の円滑化や関係構築に大きく寄与します。上記の例を参考に、相手の気持ちや状況を想像しながら言葉を選ぶことで、ビジネスでもカジュアルでも、コミュニケーションがスムーズに進むようになります。ぜひ、日々のやり取りに取り入れてみてください。
